Comunicaciones tipo para el lanzamiento de un piloto de IA¶
Este documento contiene plantillas de comunicaciones internas listas para personalizar con [NOMBRE_EMPRESA], [NOMBRE_HERRAMIENTA] y otros campos específicos del proyecto.
Usar estas plantillas en coordinación con el Plan de comunicación interna.
Comunicación 1: Arranque del programa de IA¶
Cuándo enviar: Al inicio de la Fase 0, en la primera o segunda semana del proyecto.
Canal: Email corporativo.
Remitente: El Sponsor Ejecutivo (Director General, CEO o equivalente).
Audiencia: Toda la organización.
Asunto: [NOMBRE_EMPRESA] inicia su programa de adopción de inteligencia artificial
Equipo,
En los próximos meses, [NOMBRE_EMPRESA] va a explorar cómo la inteligencia artificial puede ayudarnos a trabajar mejor: ser más ágiles, reducir tareas repetitivas y ofrecer un mejor servicio.
Hemos decidido hacerlo de forma ordenada. No vamos a comprar tecnología por moda: vamos a identificar dónde tiene sentido real para nuestra empresa, probarla con rigor y aprender antes de escalar.
Para eso, hemos constituido un Comité de IA que coordinará todo el proceso. El comité está formado por [NOMBRES DE LOS MIEMBROS]. Su misión es garantizar que cualquier herramienta de IA que adoptemos sea útil, segura y respetuosa con nuestra forma de trabajar y con la privacidad de nuestros clientes y empleados.
En los próximos días os llegará más información sobre el programa: qué vamos a hacer exactamente, cuándo y cómo os va a afectar. Si tenéis alguna pregunta, podéis escribir a [EMAIL DE CONTACTO].
Un saludo,
[NOMBRE DEL SPONSOR EJECUTIVO]
[CARGO], [NOMBRE_EMPRESA]
Comunicación 2: Presentación del piloto seleccionado¶
Cuándo enviar: Al inicio de la Fase 2, cuando el piloto ha sido seleccionado y aprobado.
Canal: Email corporativo + reunión de equipo para el área implicada.
Remitente: El Líder Operativo.
Audiencia: Equipo del área piloto + dirección.
Asunto: Lanzamos el piloto de IA en [DEPARTAMENTO/PROCESO]: esto es lo que va a pasar
Equipo de [DEPARTAMENTO],
Como os adelantamos, estamos iniciando la fase de piloto de nuestro programa de IA. Después de analizar distintas opciones, hemos seleccionado el siguiente caso de uso para la primera prueba:
¿Qué vamos a hacer?
[Descripción en 2-3 líneas del caso de uso, sin tecnicismos. Ej.: \"Vamos a usar un asistente de IA para ayudar al equipo comercial a preparar propuestas y responder correos de clientes más rápidamente.\"]
¿Qué herramienta vamos a usar?
[NOMBRE_HERRAMIENTA]. [Una frase de qué es.] Hemos evaluado esta herramienta según criterios de seguridad, privacidad y funcionalidad, y cumple con nuestros requisitos.
¿Quién va a participar?
[Nombres o puestos de los participantes]. La participación es [voluntaria / requerida para los puestos indicados].
¿Cuándo empieza?
El piloto arranca el [FECHA]. Antes, realizaremos una sesión de formación el [FECHA] para que todos os sintiéis cómodos con la herramienta. La convocatoria llegará en los próximos días.
¿Qué pasa con mi privacidad y la de los clientes?
La herramienta ha sido evaluada y cumple con el RGPD. [Indicar brevemente qué datos se pueden introducir y cuáles no, en función de la Política de Datos aprobada.] Os enviaremos la guía de uso junto con la formación.
¿Tengo alguna pregunta?
Escribínos a [EMAIL DE CONTACTO] o habêd directamente con [NOMBRE DEL RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO DEL PILOTO].
Gracias por vuestra disposición.
[NOMBRE DEL LÍDER OPERATIVO]
[CARGO], [NOMBRE_EMPRESA]
Comunicación 3: Invitación a la sesión de formación¶
Cuándo enviar: 3-5 días antes de la sesión de formación.
Canal: Email corporativo con convocatoria de calendario.
Remitente: El Líder Operativo.
Audiencia: Participantes en el piloto.
Asunto: Formación [NOMBRE_HERRAMIENTA] — [FECHA] a las [HORA]
[NOMBRE],
El [FECHA] a las [HORA] celebraremos la sesión de formación para el piloto de [NOMBRE_HERRAMIENTA].
¿Qué veremos? - Cómo funciona [NOMBRE_HERRAMIENTA] básicamente y para qué sirve. - Cómo usarla para [CASO DE USO ESPECÍFICO]. - Qué nunca debes hacer con ella (privacidad y seguridad). - Cómo reportar dudas o problemas.
Duración: [DURACIÓN, ej.: 90 minutos]
Formato: [Presencial / Videollamada] en [ENLACE/SALA]
Instructor: [NOMBRE DEL FORMADOR]
La sesión es práctica: tendremos tiempo para que cada uno pruebe la herramienta con ejemplos de nuestro trabajo real.
Por favor, confírma tu asistencia respondiendo a este correo o aceptando la invitación de calendario.
Nos vemos el [FECHA].
[NOMBRE DEL LÍDER OPERATIVO]
Comunicación 4: Actualización de progreso (mensual)¶
Cuándo enviar: Con el informe mensual de seguimiento, tras la reunión del Comité.
Canal: Email corporativo.
Remitente: El Líder Operativo.
Audiencia: Equipo piloto + dirección.
Asunto: Actualización del piloto de IA — [MES]
Equipo,
Os compartimos una actualización del progreso del piloto de [NOMBRE_HERRAMIENTA] correspondiente al mes de [MES].
En resumen:
| Indicador | Objetivo | Resultado este mes | Tendencia |
|---|---|---|---|
| [KPI 1, ej.: tasa de uso] | [Valor objetivo] | [Valor real] | [↑ / → / ↓] |
| [KPI 2] | [Valor objetivo] | [Valor real] | [↑ / → / ↓] |
| [KPI 3] | [Valor objetivo] | [Valor real] | [↑ / → / ↓] |
Aspectos positivos:
[2-3 cosas que están funcionando bien, con ejemplos concretos si es posible.]
Aspectos a mejorar:
[1-2 aspectos que necesitan ajuste y qué vamos a hacer al respecto.]
Próximos pasos:
[2-3 acciones del mes siguiente.]
Si tenéis preguntas o queréis dar feedback sobre la herramienta, recordad que podéis hacerlo en [CANAL/EMAIL].
Gracias por vuestra participación.
[NOMBRE DEL LÍDER OPERATIVO]
Comunicación 5: Resultados del piloto y siguiente paso¶
Cuándo enviar: Al cierre del piloto, tras la decisión del Comité.
Canal: Email corporativo.
Remitente: El Sponsor Ejecutivo.
Audiencia: Toda la organización.
Asunto: Resultados del piloto de IA en [DEPARTAMENTO] y próximos pasos
Equipo,
Hace [X meses] lanzamos el piloto de [NOMBRE_HERRAMIENTA] en [DEPARTAMENTO]. Ha llegado el momento de compartir los resultados y decir qué vamos a hacer a continuación.
Lo que hemos conseguido:
[2-3 resultados concretos y cuantitativos si es posible. Ej.: \"El tiempo de preparación de propuestas comerciales se ha reducido un 35%. Hemos procesado X solicitudes en el período.\"]
Lo que hemos aprendido:
[1-2 aprendizajes honestos. Incluir también lo que no ha funcionado como esperado, si aplica. Esto construye confianza.]
La decisión del Comité de IA:
[Una de las tres opciones:
- \"Hemos decidido extender el uso de [NOMBRE_HERRAMIENTA] a [NUEVAS ÁREAS / USUARIOS] a partir de [FECHA].\"
- \"Hemos decidido continuar el piloto durante [TIEMPO ADICIONAL] para [MOTIVO].\"
- \"Hemos decidido no continuar con [NOMBRE_HERRAMIENTA] porque [MOTIVO]. Vamos a explorar [ALTERNATIVA / SIGUIENTE CASO DE USO].\"]
Gracias al equipo de [DEPARTAMENTO] por su participación y su disposición a probar nuevas formas de trabajar. Los aprendizajes de este piloto son la base de los siguientes.
[NOMBRE DEL SPONSOR EJECUTIVO]
[CARGO], [NOMBRE_EMPRESA]