Privacidad y seguridad: lo que todos deben saber¶

La idea central¶

No hace falta ser un experto en tecnología para entender el riesgo principal de usar herramientas de IA: todo lo que se escribe o se sube a una herramienta de IA sale de los sistemas de la empresa y llega a los servidores de otra organización. Eso no significa que esté prohibido hacerlo —de hecho, es la forma normal de usar estas herramientas—, pero significa que antes de compartir información hay que preguntarse: si esta información llegara a manos equivocadas, ¿qué consecuencias tendría?

Esta pregunta tan simple es la base de todas las normas de privacidad y seguridad relacionadas con IA. El resto de este documento desarrolla cómo aplicarla en el día a día.

Qué tipo de información requiere más cuidado¶

No toda la información tiene el mismo nivel de sensibilidad. Antes de usar una herramienta de IA con un dato concreto, conviene situarlo en una de estas categorías:

Tipo de información	Ejemplos	¿Se puede usar libremente en herramientas de IA externas?
Información pública	Contenido ya publicado en la web de la empresa, notas de prensa, datos de mercado públicos	Sí, sin restricciones
Información interna general	Procesos internos, plantillas, borradores de documentos sin datos sensibles	Sí, en herramientas aprobadas por la empresa
Información confidencial del negocio	Cifras financieras no publicadas, contratos, estrategia comercial, código fuente propio	Solo en herramientas específicamente aprobadas para este tipo de información, nunca en versiones gratuitas o personales
Datos personales de personas	Nombres, correos, teléfonos, DNI, datos de salud, evaluaciones de desempeño, datos de candidatos	Solo en herramientas que la empresa haya verificado y aprobado expresamente para este uso

Regla práctica: ante la duda sobre en qué categoría está un dato, tratarlo como si fuera de la categoría más sensible (confidencial o datos personales) hasta confirmar lo contrario.

Qué no introducir nunca en una herramienta de IA pública o personal. Con independencia de la clasificación, hay información que no debe subirse a herramientas no aprobadas bajo ningún concepto:

Datos personales de cualquiera: clientes, empleados, proveedores.
Secretos comerciales y know-how: márgenes, precios de coste, condiciones especiales con proveedores, diseños propios.
Información confidencial de clientes: planos, datos de sus proyectos, condiciones de sus contratos.
Documentación interna no pública: procedimientos, contabilidad, datos de personal.

Más allá del riesgo de exposición, subir un secreto comercial a una herramienta pública puede hacer perder su protección legal como secreto —que exige poder demostrar que se tomaron medidas para mantenerlo confidencial— e incumplir el RGPD si incluye datos personales.

La diferencia entre una herramienta "personal" y una herramienta "de empresa"¶

Muchas herramientas de IA ofrecen una versión gratuita o personal y una versión de pago "para empresas" o "profesional". La diferencia más importante entre ambas no suele ser la calidad de las respuestas, sino qué pasa con la información que se introduce:

En muchas versiones gratuitas o personales, el proveedor puede usar lo que se escribe para entrenar y mejorar su modelo, lo que significa que esa información podría, en teoría, influir en respuestas que el sistema dé a otras personas en el futuro.
En las versiones empresariales contratadas por la organización, normalmente existe un contrato que garantiza que los datos introducidos no se usan para entrenar el modelo y que se tratan con condiciones de privacidad acordadas.

En resumen:

	IA pública (gratuita / personal)	IA privada / corporativa
¿Quién puede ver lo que escribes?	El proveedor puede revisar conversaciones	Acceso restringido al marco contratado
¿Se entrena el modelo con tus datos?	Sí, por defecto (salvo que lo desactives)	No, por contrato
Contrato de protección de datos (DPA)	No	Sí (exigible por el RGPD)
¿Apto para datos confidenciales?	No	Sí, según el nivel contratado
Ejemplos	Ediciones Free / cuentas personales	Ediciones Enterprise o por API, copiloto corporativo con licencia, modelo propio desplegado

Por eso es tan importante usar las herramientas que la empresa ha contratado y aprobado, en lugar de versiones personales o gratuitas, incluso si estas últimas parecen "iguales" a primera vista. La diferencia no se ve en la pantalla; está en el contrato.

Cómo desactivar el entrenamiento con tus datos (opt-out)¶

Si por necesidad se usa una cuenta personal o gratuita para tareas no sensibles, conviene al menos desactivar que el proveedor use las conversaciones para entrenar su modelo. La mayoría de las herramientas lo permiten en sus ajustes de privacidad o controles de datos. Los nombres y la ubicación exactos de estas opciones cambian con frecuencia, así que conviene verificarlos en el momento:

ChatGPT: Configuración → Controles de datos.
Gemini: Cuenta de Google → Datos y privacidad.
Claude: Configuración → Privacidad.
Copilot: Perfil → Privacidad.

Desactivar el entrenamiento reduce el riesgo, pero no convierte una herramienta pública en apta para datos confidenciales: para eso sigue siendo necesaria una solución corporativa con contrato.

Qué es el "Shadow AI" y por qué importa¶

"Shadow AI" es el nombre que se da a una situación muy común: empleados que usan herramientas de IA por su cuenta —normalmente versiones gratuitas que se descargan o registran ellos mismos— para tareas del trabajo, sin que la empresa lo sepa ni lo haya evaluado.

El problema es extendido: se estima que el 86 % de las organizaciones no puede rastrear con precisión qué información suben sus empleados a herramientas de IA públicas ni a qué servidores va a parar.

No suele hacerse con mala intención. Generalmente ocurre porque la herramienta es útil, es gratuita, y nadie ha explicado claramente qué se puede y qué no se puede usar. El problema es que la empresa no puede proteger lo que no sabe que está pasando. Si decenas de personas están introduciendo información de clientes, datos financieros o documentos internos en herramientas no revisadas, existe un riesgo real de que esa información quede expuesta, sin que nadie en la organización lo sepa hasta que sea demasiado tarde.

Qué hacer si te das cuenta de que estás usando una herramienta no aprobada para el trabajo:

No es necesario sentirse mal ni ocultarlo: es una situación habitual y la organización debe tener un proceso para regularizarla sin consecuencias para quien lo comunica de buena fe.
Comunícalo según el canal que indique la Política de uso aceptable de tu organización.
Mientras se evalúa la herramienta, evita introducir en ella información confidencial o datos personales.

Las cinco preguntas antes de usar cualquier herramienta de IA nueva¶

Antes de introducir información de la empresa en una herramienta de IA que no se ha usado antes, conviene hacerse estas cinco preguntas:

¿Esta herramienta está en la lista de herramientas aprobadas por mi organización? Si no lo sabes, pregunta antes de usarla con información de trabajo.
¿Qué tipo de información voy a introducir? Clasifícala según la tabla anterior (pública, interna, confidencial, datos personales).
¿He leído —aunque sea por encima— qué dice el proveedor sobre el uso de mis datos? Si la respuesta es "no" y la información es confidencial o personal, no continúes sin consultarlo.
¿Voy a usar el resultado tal cual, o lo voy a revisar antes de usarlo? Cualquier contenido generado por IA que vaya a salir de la organización —un correo a un cliente, un informe, una propuesta— debe ser revisado por una persona antes de enviarse. Esto se desarrolla en Cómo usar bien las herramientas de IA.
Si algo sale mal —la herramienta falla, da una respuesta incorrecta, o expone información que no debía—, ¿sé a quién avisar? Si no lo sabes, consulta el protocolo de incidencias en Dinámica de operaciones.

Qué hace la organización para proteger esta información¶

Para que estas reglas no recaigan únicamente en el criterio individual de cada persona, la organización mantiene:

Un inventario de herramientas aprobadas, evaluadas según los criterios de Selección de proveedores.
Una Política de Uso Aceptable que indica qué se puede hacer, qué requiere aprobación previa y qué está prohibido.
Un canal de notificación para reportar el uso de herramientas no aprobadas o cualquier incidente relacionado con IA.
Un Comité de IA responsable de evaluar nuevas herramientas y de responder ante incidentes.

La responsabilidad de la privacidad y la seguridad en el uso de IA no recae en una sola persona ni en un solo departamento: es una combinación entre las herramientas y políticas que proporciona la organización, y el criterio que cada persona aplica en su uso diario.